Die Texterkennung funktioniert ganz einfach:
- Digitalisieren Sie das gewünschte Dokument mit einem Scanner, Tablet oder Smartphone.
- Speichern Sie die erzeugte Datei in einem gängigen Format wie z.B. JPG/JPEG oder PNG ab.
- Laden Sie die Datei in die Software der Texterkennung für die Analyse und Umwandlung hoch.
Offline- oder Online-Lösung
Es gibt nun verschiedene Wege zum Ziel: Eine passende App, eine Software oder ein Online-Service. Wer einen Scanner besitzt, bekommt eine OCR-Software meistens schon mitgeliefert. Die Abkürzung OCR stammt aus dem Englischen und steht für Optical Character Recognition, also optische Zeichenerkennung.
Neben Software-Lösungen für PC und Mac finden sich aber auch verschiedene Lösungen in den App-Stores von iOS und Android. Hier sollten Sie einfach nach OCR suchen und sich die für Sie passende Lösung heraussuchen.
Noch einfacher geht es mit Online-OCR-Angeboten. Dabei laden Sie die zu erkennende Datei auf eine Webseite hoch. Der Web-Service erledigt – meistens mit Hilfe von künstlicher Intelligenz – die Erkennung und wandelt die Datei dann in ein gewünschtes Zielformat um, z.B. Word.
Unter www.onlineocr.net/de/ finden Sie beispielsweise einen solchen kostenlosen Service. Andere Anbieter erlauben nur eine begrenzte Zahl an Umwandlungen, bevor der Service kostenpflichtig wird.
Weitere Angebote finden Sie im Internet, wenn Sie nach „Online OCR“ suchen. Seien Sie jedoch vorsichtig, denn nicht jedes Angebot muss seriös sein.
Beachten Sie den Datenschutz bei der Texterkennung
Wenn Sie Online-Dienste nutzen, achten Sie darauf, welche Dokumente Sie hochladen. Wenn nicht klar ersichtlich ist, wie der Anbieter mit Ihren Daten umgeht, müssen Sie aufpassen. Arbeiten Sie häufig mit sensiblen Personendaten oder Geheimdokumenten arbeiten, empfiehlt sich entweder eine Lösung, die alle Datenschutzbestimmungen einhält oder eine Software auf Ihrem Rechner.
Grenzen der Texterkennung
Die Texterkennung hat natürlich auch Grenzen. Gerade bei handschriftlichen Aufzeichnungen gelangen die Lösungen oft an ihre Grenzen. Gleiches gilt auch für komplexe Dokumente mit vielen Bildern, Bildunterschriften, Zitaten und anderen »Störelementen«. Hier kann es sein, dass der Textfluss nicht richtig erkannt wird. Allerdings bieten einige OCR-Lösungen die Möglichkeit, den Textfluss anzugeben.
Auch bei schlechten Vorlagen, z.B. einem abfotografierten Fax oder einer unsauberen Kopie, bei welcher das Schriftbild verwaschen und unklar ist, streiken OCR-Lösungen ab und an. Hier hilft dann oft nur, die Zieldokumente von Hand nachzuarbeiten. Dabei kann die Suchen-und-Ersetzen-Funktion einer Textverarbeitung eine große Hilfe sein.
Aber auch wenn nicht jedes Dokument zu hundert Prozent in eine editierbare Textdatei umgewandelt wird, sparen Sie in der Regel enorm viel Zeit.
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