Die richtigen Medien finden
Zuallererst sollten Sie herausfinden, welche Medien überhaupt über Ihre Themen berichten. Im lokalen Politikumfeld ist die Recherche meistens schnell abgeschlossen, denn Lokalzeitungen gibt es zunehmend weniger, sodass meistens noch ein oder zwei Anzeigenblättchen hinzukommen und vielleicht ein Online-Magazin.
Wenn Ihre Themen aber auch überregional von Interesse sein könnten oder Sie in bestimmten Fachbereichen agieren, so kann ein Verteiler schnell größer werden, damit sie die richtigen Medien ansprechen.
Versuchen Sie am Besten bei Ihrer Recherche gleich mit herauszufinden, welche Relevanz ein Medium hat. Eine hohe Reichweite kann dafür ein Indiz sein, muss es aber nicht. Manches Fachmagazin mit spitzer Zielgruppe zeigt mehr Auswirkungen, als ein Massenblatt, in dem Ihre Meldung in der unspezifischen Zielgruppe einfach untertaucht.
Die richtigen Ansprechpartner finden
Haben Sie die für Sie relevanten Medien herausgefunden, gilt es nun, die richtigen Ansprechpartner zu ermitteln. Gerade bei größeren Redaktionen ist nicht jeder Mitarbeiter für alle Themenbereiche zuständig. Je besser die Themen für Ihre Empfängerinnen passen, desto eher werden diese sie auch aufgreifen und veröffentlichen. Manche Themen werden zudem von freien Autorinnen bearbeitet, die nicht zwingend die Mails in einer Redaktion mitlesen können.
Ein weiterer Vorteil: Wenn Sie nicht an die info@-Adresse eines Mediums, sondern direkt zu einer persönlichen Adresse z.B. maike.muster@muster.org schicken, erhöht das ebenfalls die Chancen, die gewünschte Aufmerksamkeit zu erlangen, denn in der Flut von Nachrichten, die an die zentralen E-Mail-Adressen geschickt werden, geht man allzu leicht unter.
Kontakte kennenlernen
Wenn Ihr Verteiler jetzt weitestgehend gefüllt ist, sollten Sie diese Kontakte wenn möglich zu persönlichen Kontakten machen. Das kann durch eine E-Mail erfolgen, ein Telefonat, eine Einladung zum Pressegespräch oder bei einer Messe. Je genauer man sich gegenseitig kennt, desto persönlicher und präziser gestaltet sich auch der Informationsfluss sein.
Die richtigen Daten sammeln
Bei der Erfassung von Daten gilt immer die Devise »So viel wie nötig, so wenig wie möglich.« Jedoch sollte man bei einem Medienverteilern durchaus mehr Daten erfassen, als nur den Namen und die E-Mail-Adresse.
Z.B. ist es durchaus sinnvoll, die Interessensgebiete eines Kontakts zu erfassen, damit Sie beispielsweise eine Pressemeldung zum Thema »Ökostrom-Nutzung auf kommunalen Gebäuden« nicht an die Kolleg*innen des Auto-Ressorts oder des Feuilletons schicken.
Je besser das Thema Ihrer Pressemeldung auf den jeweiligen Kontakt zugeschnitten ist, desto mehr Interesse dürfte das bei diesem wecken. Und damit steigt auch automatisch die Chance, dass Ihre Pressemeldung veröffentlicht wird.
Daten für den Versand vorbereiten
Im letzten Schritt geht es nun daran, die gesammelten Daten so aufzubereiten, dass Sie Ihre Pressemeldungen einfach verschicken können. Ob Sie mit Mails und BCC arbeiten, ein Mailing-Programm auf Ihrem Rechner oder Ihrer Website nutzen oder einen externen Mail-Versender einsetzen: die Daten müssen dafür vorbereitet sein, damit Sie z.B. Empfänger nach gewissen Kriterien auswählen oder Ihre Empfänger*innen persönlich ansprechen können – trotz Massenaussendung.
Wie das geht, erfahren Sie im Detail in unserem Newsletter-Seminar. Denn mit einem Newsletter können Sie natürlich auch Pressemeldungen verschicken.
Externe Verteiler nutzen?
Zahlreiche Anbieter offerieren die Nutzung von Medienverteilern gegen Bezahlung. Das klingt verlockend, denn ohne großen Aufwand sollen die eigenen Meldungen sofort an die richtigen Empfängerinnen gelangen.
Ob das allerdings tatsächlich funktioniert, ist im Vorfeld oft ungewiss. Denn das Grundproblem, dass Journalisten von Verteilern täglich mit ungezählten, vermeintlich wichtigen, Pressemeldungen bombardiert werden und ihrem Posteingang für Pressemeldungen entsprechend wenig Aufmerksamkeit schenken, bleibt bestehen.
Gerade im Bereich Fachmedien fehlen manchen Anbietern zudem häufig Magazine für das jeweilige Fachgebiet. Der größte Nachteil ist aber, dass man keinen eigenen Verteiler im Zugriff hat und Sie die Kontakte nur schwerlich zu persönlichen Kontakten machen kann.
Insofern sind solche Dienste ein wenig wie Fertigessen: praktisch und schnell, aber auch teuer und die Sättigung ist oft nur von kurzer Dauer.
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