1. Was soll kommuniziert und erreicht werden?
Am Anfang jeder Kommunikationsmaßnahme klären Sie zuerst, was Sie mit der Maßnahme erreichen wollen. Wofür möchten Sie Ihren Newsletter nutzen? Soll er Interessenten z.B. über Ihre politisch-kommunale Arbeit informieren? Möchten Sie auf spannende Inhalte Ihrer Webseite hinweisen? Oder soll der Newsletter die Verkäufe Ihrer Produkte steigern?
Es lohnt sich, diesen grundsätzlichen Fragen viel Aufmerksamkeit zu schenken. Denn wenn Ihnen Ihr Ziel klar ist, also wohin die Reise gehen soll, ist es viel einfacher, das Ziel auch zu erreichen. Mit den Antworten auf diese Fragen haben Sie auch schon einen Teil der Lösung für die nächsten vier Fragen erarbeitet.
2. Wer soll erreicht werden?
Genauso wichtig wie das „Was“ ist natürlich auch das „Wer“. Wer soll den Newsletter erhalten? Wen möchten oder müssen Sie mit Ihren Newslettern erreichen? Neukunden? Bestandskunden? An einem Thema interessierte Nutzer? Bürgerinnen und Bürger?
Schenken Sie auch dieser Grundsatzfrage viel Aufmerksamkeit, denn die Antworten haben Einfluss auf die Umsetzung Ihrer Newsletter. Wollen Sie zum Beispiel direkte Verkäufe erzielen, werden die Inhalte Ihrer Newsletter vermutlich eher kurz und knapp ausfallen, dafür aber mehr Produkte enthalten, vielleicht auch Angebote.
Soll Ihr Newsletter aber beispielsweise Bürger*nnen einer Kommune über das Geschehen in Politik und Gesellschaft informieren, werden Sie vermutlich mit ganz anderen Inhalten arbeiten.
3. Empfänger finden
Wenn Sie wissen, wen Sie erreichen möchten, geht es an die Recherche, wo Sie diese Menschen finden. Der erste Schritt sollte natürlich immer sein, Ihren Newsletter auf Ihrer Webseite prominent zu bewerben. Ein Link weit unten im Footer-Menü ist zu wenig. Der Hinweis auf den Newsletter gehört ganz nach oben, eventuell sogar in Form eines Pop-ups. Das mag vielleicht nerven, aber Beobachtungen zeigen, dass die Zahl der Anmeldungen so durchaus steigt.
Haben Sie schon einmal über ein Gewinnspiel nachgedacht, um Empfänger für Ihren Newsletter zu gewinnen? Hier müssen Sie zwar einige rechtliche Dinge beachten, es kann aber durchaus ein guter Weg sein. Wenn Sie einen Online-Shop betreiben, können Sie Ihren Käufer*innen Ihren Newsletter z.B. durch einen Extra-Rabatt schmackhaft machen (“Jetzt Newsletter abonnieren und X % sparen”).
Vom Kauf von Adressen ist eher abzuraten, denn die dabei entstehenden Kosten stehen oft in keiner Relation zum Nutzen, denn würden Sie gerne ungefragt einen Newsletter erhalten, den Sie nicht bestellt haben?
Ein absolutes Tabu und rechtlich nicht sicher, ist es, einfach E-Mail-Adressen ungefragt in ein Verteiler aufzunehmen. Abgesehen davon, dass die meisten das vermutlich gar nicht möchten, ist das auch datenschutzrechtlich höchst problematisch bis verboten und kann empfindliche Strafen nach sich ziehen.
Sinnvoller kann z.B. eine Kooperation mit einem anderen Anbieter ähnlicher Produkte oder Interessen sein. Wenn Sie mit anderen Anbietern kooperieren, können Sie gegenseitig Ihre Produkte und Angebote bewerben. Auch einige gut platzierte Anzeigenkampagne unterstützen den Aufbau eines Verteilers.
4. Die richtige Technik
Nachdem Sie die das Fundament gelegt und sich durch die Grundlagen gearbeitet haben, geht es an die technische Umsetzung Ihres Newsletters.
Manueller Versand
Die einfachste Möglichkeit für den Newsletter-Versand ist eine E-Mail an sich selber zu schicken, die den Newsletter enthält. Die Empfänger kopieren Sie in das BCC-Feld, sodass niemand diese Daten sehen kann, außer Ihnen selbst.
Wenn Sie nur wenige Empfänger haben, mag das funktionieren. Aber schnell verlieren Sie bei dieser Lösung die Übersicht. Allein die Abmeldungen händisch zu verwalten, entpuppt sich bei einem wachsenden Verteiler als aufwändig und Zeitfresser.
Newsletter-Programme
Nutzen Sie darum besser ein spezialisiertes Newsletter-Programm. Die gibt es für den PC oder Mac, für den Webserver oder als externen Dienst.
Auf dem eigenen Webserver
Zwar gibt es Programme, die auf einem Computer laufen, aber die An- und Abmeldevorgänge sind oft umständlich und Sie haben keinen Zugriff von verschiedenen Geräten. Besser ist es, eine Newsletter-Anwender auf Ihrem Web-Server zu installieren. Einige Webhoster bieten entsprechende Skripte an oder Sie nutzen eine Erweiterung für ein Content-Management-System wie WordPress oder Joomla.
Damit lassen sich relativ einfach und teilweise kostenlos professionelle Newsletter erzeugen, versenden und auch die Benutzer komfortabel verwalten. Meistens gibt es Bezahlversionen mit erweitertem Funktionsumfang.
Allerdings ist bei vielen Webhostern ist die Zahl der E-Mails, die pro Stunde versendet werden können, auf einige Hundert beschränkt. Wer einen großen Verteiler beschicken möchte, stößt hier schnell an Grenzen und muss sein Webpaket auf eine größere – und teurere – Variante upgraden.
Noch gravierender ist aber die Gefahr, dass Ihre Serveradresse aufgrund des hohen Mail-Aufkommens in Spam-Verdacht geraten kann. Wenn Sie plötzlich auf Blacklists auftauchen, das sind Listen, in denen E-Mail-Provider Spam-Server auflisten und den Empfang von Mails von diesen Servern unterbinden, haben Sie ein Problem: Ihre E-Mails erreichen Ihre Empfänger nicht mehr. Der Todesstoß für jeden Newsletter.
Besser ein Newsletter-Service
Deswegen ist es ratsam, einen Newsletter-Dienst wie Mailchimp, CleverReach oder ähnliche in Anspruch zu nehmen.
Bis zu einer bestimmten Anzahl an Empfängern sind diese meistens kostenlos und Sie können sich darauf verlassen, dass Mails, die Sie darüber verschicken, viel zuverlässiger bei Ihren Empfängern ankommen. Diese Dienste haben ein sehr großes Interesse daran, nicht als Spam-Service in Misskredit zu geraten und ihnen stehen andere Einflussmöglichkeiten zur Verfügung, um von Blacklists wieder entfernt zu werden. Allerdings muss man immer auf den Datenschutz achten, gerade wenn die Server nicht in der EU stehen oder die Datenschutzgrundverordnung unzureichend umgesetzt ist.
5. Inhalte sind Trumpf
Nachdem Sie die Vorarbeiten alle abgeschlossen haben, geht es nun im letzten Schritt daran, Ihren ersten Newsletter zu verfassen. Doch ob erster Newsletter oder alle folgenden, für alle gilt: Der Inhalt ist entscheidend. Versenden Sie Newsletter nur, wenn Sie auch etwas zu sagen haben. Eine neue Verwaltungsspitze, Änderungen für Bürger*innen, ein neues Produkt oder besondere Angebote, das sind Dinge, die Ihre Empfänger interessieren könnten. Da sie ja schon Ihre Kommunikationsziele und Zielgruppen definiert und gefunden haben, dürfte es Ihnen jetzt leicht finden, die richtigen Themen zu bestimmen.
Machen Sie sich am besten einen Themenplan, damit Sie Ihre Newsletter für die nächste Zeit besser planen können.
Denken Sie auch darüber nach, ob Sie einen Newsletter mit mehreren Themenpunkten versenden möchten oder lieber nur ein Thema pro Newsletter. Die Länge des Newsletters ist genauso wichtig, denn nicht jeder hat Zeit und Lust, seitenlange Texte ohne viele Bilder zu lesen. Oft ist es besser, im Newsletter nur mit sogenannten „Anreißern“ zu arbeiten, von denen Sie dann auf Ihre Webseite weiterleiten. Wer Interesse hat, klickt, wer nicht, tut es nicht.
Das gibt ihnen später bei der Auswertung wichtige Anhaltspunkte, welche Inhalte gut bei Ihrer Zielgruppe ankommen und welche eher nicht.
Der Anfang ist gemacht
Wenn Sie diese fünf Schritte beachten, wird Ihnen der Einstieg in die Arbeit mit Newslettern natürlich viel leichter fallen. Noch mehr zu diesem Thema erfahren Sie natürlich auch in den Lernangeboten von andersneu.
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